3		개인정보파일 일제 정비(개인정보보호종합지원시스템 등록)

	관련근거
‣ 개인정보 보호법 제32조(개인정보파일의 등록 및 공개) ‣ 개인정보 보호법 시행령 제33조, 제34조

	업무시기
‣ 4월 ~ 5월 중(별도 공문 안내)

주요내용

❑ 개인정보파일의 등록 및 공개 (법 제32조에 따른 의무사항)

- “개인정보파일”이란?

개인정보를 쉽게 검색할 수 있도록 일정한 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물(集合物)을 말함

- 공공기관의 장이 개인정보파일을 운용하는 경우 개인정보보호위원회(intra.privacy.go.kr)에 개인정보파일 현황을 등록하고, 누구든지 쉽게 열람할 수 있도록 공개하여야 함

☞ “각급 학교 개인정보파일 표준목록(9개)”을 참조하여 등록·공개

☞ 등록·공개 제외 대상 개인정보파일

1. 국가 안전, 외교상 비밀, 그 밖에 국가의 중대한 이익에 관한 사항을 기록한 개인정보파일

2. 범죄의 수사, 공소의 제기 및 유지, 형 및 감호의 집행, 교정처분, 보호처분, 보안관찰처분과 출입국관리에 관한 사항을 기록한 개인정보파일

3. 「조세범처벌법」에 따른 범칙행위 조사 및 「관세법」에 따른 범칙행위 조사에 관한 사항을 기록한 개인정보파일

4. 일회적으로 운영되는 파일 등 지속적으로 관리할 필요성이 낮다고 인정되어 대통령령으로 정하는 개인정보파일

5. 다른 법령에 따라 비밀로 분류된 개인정보파일

❑ 개인정보파일 일제 정비

- 정비 절차

개인정보파일 전수조사		내부검토		후속조치 (등록,변경,파기 등)
		• 공개용·내부용 파일 분류 • 파기 대상 선별 - 지속운용 필요성 - 최소수집원칙 준수 여부 - 보유 항목의 적정성 등		• 보유근거, 보유기간, 정보 주체 수 확인 - 보유시 암호화 • 삭제, 파기 시 절차 준수, 파기방법 준수 등
개인정보처리시스템 등 업무용으로 운용하는 개인정보파일
PC내 개인정보(파일)

- 정비 내용

☞ 개인정보파일 전수조사를 통해 불필요하게 과다 운용 되거나 보유기간 경과 또는 처리목적이 달성된 개인정보파일의 파기

☞ 미등록된 파일의 신규 등록 및 파일 변경사항(정보주체수, 담당자 등)을 개인정보보호 종합지원시스템(https://intra.privacy.go.kr) 및 홈페이지 내 개인정보처리방침에 현행화

☞ 업무용 PC 등에 보관된 개인정보(파일)의 파기 및 보안조치

❑ 공개 대상 개인정보파일 처리방법

◦ 담당자 등록(개인정보 보호책임자, 개인정보총괄관리자, 개인정보취급자)

- 개인정보보호종합지원시스템(intra.privacy.go.kr)에 담당자 등록

※ 교육부 공인인증서를 이용하여 담당자별로 직접 등록

◦ 개인정보파일 현황의 등록·변경·파기·공개

- “각급 학교 개인정보파일 표준목록(9개)”을 참조하여 개인정보보호종합지원시스템 (intra.privacy.go.kr)에 등록·변경(현행화)

유의사항

☞ 각급학교는 교육부가 제공하는 “각급학교 개인정보파일 표준 목록”에 따라 등록

☞ 개인정보파일의 정보주체 수는 매년 변경되므로 일제정비 일자를 기준으로 변경
※ 정보주체 수만 변경된 경우라도 반드시 변경 등록

☞ 개인정보파일 일제정비 완료 후 변경사항(파일명, 목적, 근거, 보유기간, 개인정보 항목 등)을 개인정보 처리방침에도 반영
※ 개인정보 처리방침과 개인정보보호종합지원시스템의 파일 목록이 일치하여야 함

☞ 업무용 PC내 개인정보가 포함된 컴퓨터 파일(엑셀, 한글, PDF 등) 삭제 또는 암호화

- 과다 운용, 보유기간 경과, 처리 목적이 달성된 컴퓨터 파일 파기

	참고
‣ 개인정보파일 등록 절차 ‣ 각급학교 개인정보파일 표준 목록

개인정보파일 등록 절차

1. 【담당자 등록】

- 개인정보보호종합지원시스템(https://intra.privacy.go.kr) 접속

- 개인용 교육부 전자서명인증서를 이용하여 [담당자 등록] 및 승인(최초 한번)

구분(등록자)	대상	승인자
개인정보취급자	개인정보를 처리하는 교직원	해당기관(학교) 개인정보보호총괄관리자 또는 개인정보보호책임자
개인정보보호 총괄관리자	기관(학교) 개인정보보호 업무담당자	직속 상급기관에서 승인 - 고□특□각종학교□직속: 본청 디지털·혁신미래교육과(정보보호담당) - 유□초□중□소속: 교육지원청(정보담당)
개인정보 보호책임자	기관(학교) 개인정보 보호책임자 - 학교: 교장 - 기관: 담당부서(국)장

2. 【담당자 승인】

개인정보취급자	→	기관(학교) 개인정보보호총괄관리자	승인완료

		기관(학교) 개인정보보호총괄관리자	→	직속 상급기관 개인정보보호총괄관리자	승인완료

※ 총괄관리자 승인 문의는 직속 상급기관에 문의

3. 【개인정보파일의 등록】

- 개인정보보호종합지원시스템(https://intra.privacy.go.kr) 접속하여 [공인인증서 로그인]

o 변경: [개인정보파일 > 개인정보파일처리 > 소속기관파일목록]에서 파일명을 클릭, 하단의 [변경]

o 신규등록: [개인정보파일 > 개인정보파일처리 > 소속기관파일목록]에서 [등록]

o 파기: [개인정보파일 > 개인정보파일처리 > 소속기관파일목록]에서 파일명을 클릭, 하단의 [파기]

■ 개인정보파일의 승인절차

[방법 ①] 개인정보파일 취급자별 등록 시

<신청자> 개인정보취급자	→	<승인자> 기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자	→	<승인자> 직속 상급기관 개인정보보호총괄관리자	승인-등록완료

반려

반려

[방법 ②] 개인정보보호총괄관리자(담당자)가 취합하여 등록 시

		<신청자> 기관(학교)의 개인정보보호총괄관리자	→	<승인자> 직속 상급기관 개인정보보호총괄관리자	승인-등록 완료

반려

※ 반려 시 반려사유 확인

※ 상세 매뉴얼: 개인정보보호종합지원시스템(intra.privacy.go.kr) [공지사항]에 매뉴얼 참고

2024년 각급학교 개인정보파일 표준 목록

개인정보 파일명	운영근거	운영목적	개인정보의 항목	보유기간	개인정보를 통상적 또는 반복적으로 제공하는 경우			열람제한 개인정보 범위 및 사유
					제공받는자	근거	범위	범위	사유
학교 생활기록부	초중등교육법 제25조, 초중등교육법 시행규칙 제21조	학생의 학업성취도 평가를 통한 내실화 도모	사진,인적사항(성명,성별, 주민등록번호,주소,보호자 성명,보호자생년월일,특기사항), 학적사항 등	준영구	□ 초·중학교:전·편입 학교 □ 고등학교:진학희망 대학,병무청,전·편입학교	고등교육법 시행령 제35조, 초·중등교육법 제25조	사진, 인적사항, 학적사항	없음	없음
학부모 서비스 신청자명단	교육기본법 제23조의3	학부모의 자녀정보 열람	학부모 성명,학부모 생년월일,이메일, 전화번호, 주소,자녀성명,생년월일, 신청자와의 관계,학번,승인일자	회원탈퇴시까지	없음	없음	없음	없음	없음
학생 건강기록부	학교보건법제7조의3 학교건강검사규칙 제9조,학생건강기록부등 전산처리 및 관리지침 제14조	학생건강 기록관리	성명,성별,주민등록번호,혈액형, 보호자 성명,학교,학년,반,번호, 담임성명,전염병예방접종,키, 몸무게,신체의 능력, 건강검진 현황	졸업후 5년	상급학교, 전편입학교	초·중등교육법 제30조의6, 학교보건법 제7조의3	성명,성별, 주민등록번호, 혈액형 등	없음	없음
					지방자치단체	감염병의예방및 관리에 관한 법률 제31조	예방접종 완료여부	없음	없음
학교발전기금접수대장	초·중등교육법 제33조, 동법 시행령 제64조, 동법 시행규칙 제52조	학교발전기금 기탁자 및 내역관리	기탁자 성명	준영구	없음	없음	없음	없음	없음
학교발전기금기탁서	초ㆍ중등교육법 제33조 및 동법 시행령 제64조, 동법 시행규칙 제52조	학교발전기금 기탁자 및 내역 명세	[일반] 성명,주소,전화, [선택] 주민등록번호(연말정산용)	10년	없음	없음	없음	없음	없음
○○ 홈페이지 회원정보	정보주체동의	홈페이지 회원관리	회원유형,성명,ID,비밀번호, 생년월일, 이메일주소	졸업/회원탈퇴시까지	없음	없음	없음	없음	없음
민원처리부	민원처리에 관한법률제9조, 동법 시행령 제6조, 정부산하 공공기관 기록물관리지침	민원접수 및 처리관리	성명,주민등록번호,주소,연락처, 용도	10년	없음	없음	없음	없음	없음
학교운영위원회 명부	초중등교육법 제34조, 초중등교육법 시행령 제62조	학교운영위원회 구성 및 운영관리	성명,주민등록번호,주소, 등록기준지주소,전화번호,경력, 직업,자녀(학년,반,성명)	10년	지방자치단체	초·중등교육법 제31조의 2	성명, 주민등록번호 등	없음	없음
스쿨뱅킹 (CMS) 정보	정보주체 동의	학교에서 고지되는 각종 납부금의 자동이체	학생명,학년,반,번호,생년월일, 보호자명,보호자생년월일,연락처,계좌번호(선택)학생 주민등록번호(연말정산용)	5년	금융결제원/ 신용카드사	정보주체 별도 동의	보호자 이름, 은행명, 생년월일, 계좌번호/ 학교명, 학생명, 생년월일,학생식별번호	없음	없음
					국세청	소득세법 제137조	학생명, 주민등록번호	없음	없음
도서관이용 관리*	｢도서관법｣ 제38조 및 정보주체 동의	학교도서관업무관리시스템(DLS) 이용	학생의 학년, 반, 번호, 성명, 보호자 성명, 기타 개인정보	학교 졸업 시까지	없음	없음	없음	없음	없음
교직원 급여 정보*	「소득세법」 제145조 및 제164조	교직원 급여 관리	성명, 주민등록번호, 급여사항	5년	국세청,건강보험공단,공무원연금관리공단	소득세법 제145조 및 제164조	성명, 주민등록번호, 급여사항	없음	없음
교직원 인사기록부*	「근로기준법 시행령」 제27조	교직원 인사기록관리	성명, 주민등록번호, 인사사항	준영구	-초·중학교:교육지원청, 교육청 -고등학교:교육청	「근로기준법 시행령」 제27조	성명, 주민등록번호, 인사사항	없음	없음